Headerfoto door Martina Ketelaar

EN|NL

Onze evenementen coördinator Nikki vertelt deze week meer over de organisatie van evenementen. Op 21 juni hebben we met z’n allen een super gaaf evenement neergezet. Het waren deze editie zelfs twee evenementen: Fully Charged – Explore the Future Together en onze autopresentatie. Hieronder neemt Nikki jullie mee in de organisatie van deze twee evenementen.

Nieuw concept
We hebben heel veel partners die ons op allerlei manieren steunen; van input leveren in brainstorms tot het bijdragen aan de begroting. Als Solar Team Twente willen we graag wat extra’s betekenen voor de bedrijven uit ons netwerk. Daarom hebben we Fully Charged in het leven geroepen. Het evenement waarbij we studenten en bedrijven uit de regio op een laagdrempelige manier in contact laten komen met elkaar, een veel gestelde vraag binnen ons netwerk. Dus, vraag gehoord vanuit ons netwerk, idee bedacht en een cool concept voor een nieuw evenement gemaakt. En dan?

Combineren
Hoe krijg je die twee doelgroepen, studenten en bedrijven, bij elkaar als Solar Team Twente? Bij onze autopresentatie! Daar presenteren we elke editie de nieuwe zonneauto aan al onze partners. Naast partners komen daar ook vrienden van teamleden en studenten die geïnteresseerd zijn in het project. Daarom hebben we deze editie onze autopresentatie gecombineerd met Fully Charged.

Wanneer en waar?
Twee evenementen met hun eigen doelstellingen en doelgroepen op één dag, op één locatie, door één team. Maar welke datum en locatie? Tijdens de autopresentatie willen we natuurlijk een gespoten auto op wielen. Daarom is de datum vooral bepaald door de planning van ons technisch team. En dan kom je uit op 21 juni! De dag is gelijk aan ons startnummer 21 tijdens de Bridgestone World Solar Challenge.

Deze editie willen we ons netwerk groots laten zien tijdens Fully Charged en de autopresentatie. Daarvoor is een grote locatie nodig die goed bereikbaar is voor zowel partners als studenten als alle andere geïnteresseerden. Ik heb hiervoor verschillende locaties in Enschede bezocht die ik allemaal heel leuk vond, wat de keuze niet makkelijker maakte. De keuze is gevallen op De Grolsch Veste, omdat deze grote en bekende locatie het beste paste bij ons idee over de autopresentatie en over Fully Charged.

Werkgroepen
Begin 2019 is de save the date met de datum en locatie binnen ons netwerk verspreid. Daarna zijn we met het hele management- en communicatieteam samen gaan zitten om werkgroepen op te zetten voor de organisatie van de evenementen. Eén voor Fully Charged en één voor de autopresentatie. Annelies, Frances en ik in beide werkgroepen voor het overzicht, de planning en de promotie. Arthur sloot als externe betrekkingen aan bij de Fully Charged werkgroep. Het uitdagende van de organisatie van de evenementen vond ik dat we allemaal zowel het overzicht hielden als uitvoerend waren voor ons eigen onderdeel. Bij het verdelen van de taken kom je elke keer uit op jezelf. Super leuk, maar af en toe zou je dan wel wat meer uren in de week willen hebben.

Autopresentatie werkgroep
In de autopresentatie werkgroep is bijvoorbeeld de verhaallijn voor de presentatie uitgeschreven. Hiervoor hebben we met het team leuke brainstorms georganiseerd. Bij elke brainstorm weer vind ik het super leuk om te merken hoe enthousiast het hele team meedenkt over de inhoud van media en evenementen. Ook werden het podium, de LED schermen en de speciale effecten tijdens de onthulling geregeld. Mijn rol hierin was het contact houden met De Grolsch Veste en met de externe partijen om af te stemmen wat mogelijk was. Ook was mijn rol om voor de innerlijke mens te zorgen. Samen met De Grolsch Veste hebben we een keuze gemaakt voor de hapjes en de drankjes die gedurende de dag beschikbaar waren.

Fully Charged werkgroep
Voor Fully Charged bestond de werkgroep globaal gezien uit drie fasen: het opzetten van het evenement, het contacteren van bedrijven die deel wilden uitmaken van het evenement en de promotie voor studenten. Zo heeft Arthur uren gebeld en gemaild om bedrijven van de juiste informatie te voorzien. Frances heeft alle werkgroepleden achterna gezeten om alle informatie bij elkaar krijgen om te verwerken in het promotieplan en in het programmaboekje. Annelies pakte taken op waar nodig en bewaakte de planning. Mijn rol was vooral het contact houden met De Grolsch Veste en zorgen dat Fully Charged goed aansloot op de autopresentatie. Ik vond het werken in de werkgroep erg fijn door de duidelijke rolverdeling.

Het grote moment
Uiteindelijk is dan het moment daar. Met de werkgroepen is alles georganiseerd, alle externe partijen zijn op de hoogte van de juiste informatie, de draaiboeken liggen klaar en het team is geïnformeerd over hun rol op 20 en 21 juni bij de opbouw en het evenement. Vol vertrouwen hebben we met het hele team de evenementen neergezet. Hier en daar loopt het wat anders dan gepland, maar iedereen dacht mee en zorgde ervoor dat het eindresultaat bereikt werd. En dat vond ik geweldig om te zien.

Na Fully Charged en de presentatie voorafgaand aan de onthulling stonden we met het hele team op het podium naast onze eigen gebouwde zonneauto met zo’n 800 mensen op de tribune! Wat was dat een gaaf moment!

Ben jij bij Fully Charged of bij de autopresentatie geweest? Deel jouw ervaringen met ons!

Wetenschapswoensdag recap

  • Fully Charged is een nieuw evenement om studenten en bedrijven in contact te brengen
  • Twee werkgroepen waren de basis achter de organisatie van Fully Charged en onze autopresentatie
  • Het hele team en een heleboel externe partijen zijn betrokken bij de uitvoer van de twee evenementen.

 

Foto door Jerome Wassenaar